افت تحصیلی و پیشرفت تحصیلی

ویژگی‌های فردی، عوامل خانوادگی و مشکلات ناشی از مدرسه مهمترین دلایل افت تحصیلی دانش‌آموزان است

اُفت و پیشرفت تحصیلی در دانش‌آموزان

یکی از مشکلات نظام‌های آموزشی هر کشور افت تحصیلی دانش‌آموزان است. کاهش یا افت عملکرد تحصیلی یکی از مسائل و مشکلات عمده‌ای است که برخی از خانواده‌ها و فرزندانشان با آن روبه‌رو می‌شوند. ما زمانی از این اصطلاح استفاده می‌کنیم که عملکرد درسی دانش‌آموز به طور پیوسته و در بیشتر درس‌ها یا درس‌های اساسی رو‌به کاهش می‌گذارد.

همچنین زمانی که ظرفیت یادگیری دانش‌آموز هنگام تحصیل، بعد از یک دوره موفقیت تحصیلی یا پیشرفت در حد متوسط بتدریج کاهش یابد یا تکرار پایه‌ای تحصیلی داشته باشد و به طور کلی نمرات او نسبت به ماه قبل یا سال‌های قبل سیر نزولی محسوسی از خود نشان بدهد، می‌گوییم دانش‌آموز دچار افت تحصیلی شده است که نشانه‌های آن شامل انجام ناقص تکالیف، حضور نامرتب در مدرسه، عدم رغبت تحصیلی، دست کشیدن ناگهانی دانش‌آموز از سعی و تلاش برای موفقیت تحصیلی است. این پدیده نه‌تنها آثار و پیامدهای مالی زیادی برای خانواده، مدرسه و اجتماع در بردارد، بلکه سلامت و بهداشت روانی آنان را نیز تهدید می‌کند. دانش‌آموزی که دچار افت تحصیلی می‌شود و انگیزه خود را برای فراگیری از دست می‌دهد نسبت به استعدادها و توانایی‌های خود بدبین می‌شود و اعتماد به نفس او کاهش پیدا می‌کند. با توجه به اهمیت این مساله در این نوشتار به برخی از مهم‌ترین عوامل تاثیرگذار بر افت تحصیلی می‌پردازیم.

افت تحصیلی چرا؟

افت تحصیلی مانند دیگر مشکلات اساسی پدیده‌ای است که عوامل زیادی بر شکل‌گیری آن تاثیر دارند که از جمله مهم‌ترین آنها می‌توان ویژگی‌های فردی دانش‌آموز، عوامل خانوادگی، مشکلات ناشی از مدرسه و عوامل اجتماعی را نام برد.

در مورد ویژگی‌های فردی دانش‌آموز می‌توان به عواملی چون داشتن مشکلات و بیماری‌های جسمی، ذهنی، روانی، کمبود انگیزه برای یادگیری، هدف نداشتن، ناتوانایی‌های یادگیری، داشتن خودپنداره ضعیف، ناسازگاری‌های رفتاری، داشتن اضطراب و فشار روانی برای تحصیل اشاره کرد.

درباره اهمیت مسائل خانوادگی نیز می‌توان گفت از آنجا که والدین بیشترین تاثیر را بر رشد جسمی، ذهنی و روانی فرزند خود می‌گذارند، بنابراین کمترین سهل‌انگاری، کم‌توجهی و عدم رسیدگی به نیازهای دانش‌آموز می‌تواند مسائل و مشکلات زیادی را برای او به وجود آورد. از جمله مهم‌ترین عوامل خانوادگی تاثیرگذار بر پیشرفت تحصیلی دانش‌آموز‌ می‌‌توان موارد زیر را نام برد:

ـ‌ جدایی یا غیبت یکی از والدین

ـ‌ نبود ارتباط موثر بین والدین و فرزندان

ـ میزان تحصیل و سواد والدین

ـ بیماری‌های جسمی یا روانی والدین

ـ کافی نبودن امکانات خانه

ـ مشکلات مالی و اقتصادی خانواده

ـ ‌عدم احساس مسوولیت والدین

ـ مشاجرات و منازعات والدین

ـ بی‌تفاوتی و عدم علاقه والدین به تحصیل

ـ واداشتن نوجوان به تحصیل در رشته‌ای که مورد علاقه او نیست.

مشکلات ناشی از مدرسه بخصوص مشکلات ناشی از معلم و شیوه تدریس وی می‌تواند به‌تنهایی به اندازه مجموعه عوامل متعدد بر روند آموزش و تحصیل دانش‌آموز تاثیر بگذارد. برخی دیگر از مشکلات ناشی از مدرسه که تاثیر مستقیم بر افت تحصیلی دانش‌آموز دارد شامل کیفیت فضای آموزشی، تغییرات پی در پی محتوای کتاب‌های درسی، توبیخ و تنبیه‌های دانش‌آموز، عدم رسیدگی به علت غیبت‌های دانش‌آموز و... هستند.

در مورد عوامل اجتماعی موثر بر افت تحصیلی دانش‌آموزان می‌توان گفت این عوامل که بیشتر آنها از اختیار دانش‌آموز، خانه و مدرسه خارج هستند شامل مواردی چون کمبود امکانات تحصیلی در اجتماع، عدم انگیزه دانش‌آموزان برای پیشرفت در اجتماع، کم‌ارزش شدن مدرک تحصیلی و نداشتن امکانات رفاهی معلمان است.

خانواده عامل کلیدی در افت تحصیلی دانش‌آموز

یکی از عوامل مهم در پیشرفت تحصیلی دانش‌آموزان، خانواده است. خانواده اولین مکانی است که کودک در آن زندگی می‌کند و تربیت می‌شود. بسیاری از روان‌شناسان بر این عقیده‌اند که شخصیت کودک در 6 سال اول زندگی شکل می‌گیرد، بنابراین خانواده به عنوان اولین نهاد اجتماعی می‌تواند نقش بارزی در پیشرفت تحصیلی و همین‌طور افت تحصیلی وی داشته باشد از جمله عوامل خانوادگی موثر می‌توان شرایط عاطفی و امنیت محیط خانواده، شرایط اجتماعی و اقتصادی، تحصیلات و سطح فرهنگ خانواده، تعداد اعضا و اشتغال مادران را نام برد. این که والدین با دانش‌آموز و درس و تحصیل او چگونه برخورد کنند و در الگوهای تربیتی خود برای چه نوع رفتارهایی ارزش قائل شوند یکی از اجزای اساسی در شکل‌گیری نگرش دانش‌آموز نسبت به تحصیل است. چنانچه نگرش خانواده نسبت به مدرسه، معلمان و درس منفی باشد یا بین آنچه می‌گویند و آنچه عمل می‌کنند تفاوت وجود داشته باشد، طبیعی است که به تدریج فرزند آنها نیز نگرش منفی نسبت به درس و تحصیل پیدا خواهد کرد. در موارد بسیاری علت افت تحصیلی یا شکست تحصیلی به وجود این‌گونه نگرش‌های منفی، تضادها، مساعد نبودن شرایط خانواده از نظر عاطفی، روانی و... برمی‌گردد.

والدین باید محیط خانه را به محیطی صمیمی و به دور از مشاجرات تبدیل کنند، زیرا ناامنی محیط خانه موجب می‌شود دانش‌آموز رغبتی برای مطالعه دروس و انجام تکالیف نداشته باشد و همچنین هنگام یادگیری دچار اضطراب و عدم تمرکز شود

غنی کردن محیط خانواده از دیگر روش‌هایی است که والدین می‌توانند در پیشرفت تحصیلی فرزندان خود نقش داشته باشند. در بعضی خانواده‌ها والدین به طور ناخواسته و ناآگاهانه نه‌تنها محیط مساعدی را برای مطالعه فرزندان ایجاد نمی‌کنند، بلکه اصرار می‌ورزند که دانش‌آموزان در محلی آکنده از سر و صدا و محرک‌های مختلف و مزاحم به انجام تکالیف بپردازند. آنها تصور می‌کنند مطالعه و انجام تکالیف نیز مانند کارهای دیگر (مثلا کار یدی)‌ در هر شرایطی قابل انجام است. شرایط اقتصادی خانواده نیز تاثیری بسزا در پیشرفت یا افت تحصیلی دانش‌آموز دارد.

هستند دانش‌آموزانی که از نظر بهره هوشی و جسمانی هیچ‌گونه ناراحتی و عقب‌ماندگی ندارند، اما بر اثر فقر خانوادگی، کمبودها و نداشتن وسایل تحصیلی نمی‌توانند به طور مرتب در مدرسه حضور یابند و درس‌های خود را فراگیرند در نتیجه دچار ناکامی و عقب‌ماندگی می‌شوند. سطح تحصیلات و فرهنگ خانواده نیز مانند سایر عوامل موثر در پیشرفت تحصیلی یا افت تحصیلی دانش‌آموز تاثیرگذار است. پایین بودن سطح تحصیلات و فرهنگ خانواده در درجه اول سبب می‌شود که خانواده نتواند کمک‌های درسی لازم را به دانش‌آموز انجام دهد و در حل مشکلات درسی آنها را یاری کند. همچنین به دلیل فقر فکری چنین خانواده‌هایی نمی‌توانند نگرش‌های لازم را به فرزندان فرد برای ادامه تحصیلات مناسب بدهند.

به نیازهای فرزندانتان توجه کنید

والدین با فرزندانی روبه‌رو هستند که هر کدام از آنها علایق و خواسته‌های متنوعی دارند و از ویژگی‌های منحصر به فردی برخوردارند. تفاوت‌های فردی میان آنها کاملا به چشم می‌خورد و این تفاوت‌ها، رفتارهای متفاوتی را می‌طلبد. با همه این تفاوت‌های فردی بین فرزندان، پاره‌ای از نیازهای آنها جنبه مشترک و عمومی دارد.

مثلا همه آنها دارای نیازهای فیزیولوژیک هستند. همه آنها به آب، غذا و هوا نیازمندند و بدون تغذیه مناسب و موثر قادر نخواهند بودند وظایف محوله زندگی خود را به نحو احسن انجام دهند.

به عنوان نمونه دانش‌آموزی که گرسنه است و از سوءتغذیه رنج می‌برد قادر نخواهد بود بدرستی مطالعه کند و بر مباحث درسی تمرکز داشته باشد. دومین نیازی که همه دانش‌آموزان را تحت تاثیر قرار می‌دهد نیاز به امنیت و احساس آسایش خاطر است که نیازی فوق‌العاده مهم و اساسی است. اگر دانش‌آموز در خانه‌ای به سر ببرد که هر لحظه در آن نزاع و کشمکش، آرامش او و افراد خانواده را بر هم زند و رابطه عاطفی سردی بین افراد خانواده حکمفرما باشد، آیا به نظر شما دیگر میل و رغبتی برای رشد و شکوفایی و تحصیل و تعلیم بر جای خواهد ماند؟ همه ما خوب می‌دانیم که کودکان و نوجوانان تا چه اندازه عاطفی و احساساتی هستند. تا چه حد نسبت به محیط پیرامون خود بویژه خانواده حساسیت به خرج می‌دهند و چقدر محیط می‌تواند در رشد و ساخت شخصیت آنان نقش اساسی داشته باشد. سومین نیازی که کودکان و نوجوانان سخت در پی ارضای آن هستند، نیاز به عشق و دوست داشتن است. آنان میل دارند دیگران آنها را دوست داشته باشند و آنها نیز دیگران را دوست بدارند. میل دارند پدر و مادر و افراد خانواده آنها را مورد لطف و توجه خود قرار دهند و این اجازه را بدهند که با آنها ایجاد رفاقت، ارتباط و همکاری داشته باشند.

زمانی که کودک یا نوجوان احساس کند که مقبول پدر و مادر است این احساس در تشدید حس اعتماد به خود و اتکای به نفس وی بسیار موثر خواهد بود. این اعتماد به نفس به او جرات شرکت در دیگر فعالیت‌ها را خواهد داد.

بنابراین پدر و مادر باید به فرزندان خود محبت کنند و آن را در سخن گفتن، نگاه کردن و در انجام خواسته‌های مقدور کودکان به طور عملی نشان دهند. از دیگر نیازهای مهم، نیاز به احترام است. دانش‌آموزان نیازمندند که مورد احترام دیگران قرار گیرند، آنان دوست دارند که مورد اعتماد و اعتبار دیگران باشند و به عنوان افرادی شناخته شوند که دارای استعدادهای خاص و منحصربه‌فرد بوده و با دیگران فرق دارند، از تحقیر شدن توسط دیگران بیزارند و دوست دارند در خانواده و اجتماع مورد تبعیض واقع نشوند. همچنین به هیچ عنوان دوست ندارند که با دیگران مقایسه شوند.

پیشنهادهایی به والدین برای پیشرفت تحصیلی فرزندان

1 ـ مواظب باشید عوامل و موانعی که باعث افت تحصیلی فرزندانتان هستند ادامه پیدا نکند.

2 ـ به طور مرتب و منظم با معلم فرزندانتان در تماس باشید و با آنان در مورد پیشرفت تحصیلی وی همکاری همفکری و مشورت کنید.

3 ـ استعدادها و توانمندی‌های فکری و جسمانی فرزندانتان را باور داشته باشید.

4 ـ از فرزند خود انتظار پیشرفت تحصیلی معقول و منطقی داشته باشید، توقعات شما باید براساس توانمندی‌های او باشد.

5 ـ هیچ‌گاه نزد فرزندانتان از مدرسه و معلم آنها بدگویی نکنید.

6 ـ سعی کنید گفتار و حرکات شما در تضاد با مقررات مدرسه نباشد.

7 ـ از طریق فراهم کردن امکانات، به فرزندتان در پیشرفت تحصیلی کمک کنید.

8 ـ همواره از فرزندانتان انتظار داشته باشید که می‌تواند بخوبی یاد بگیرد.

9 ـ وقتی که فرزندانتان در خانه یا مدرسه بخوبی از عهده یادگیری برآمدند با تشویق به آنها نشان دهید که از موفقیتشان دلگرم شده‌اید.

10 ـ از رفتار آمرانه، حاکمانه و پرخاشگرانه با فرزندان بپرهیزید.

11 ـ مشکلات شغلی و اقتصادی را کمتر به فرزندانتان انتقال دهید.

12 ـ از هر گونه اختلاف و دعوای زناشویی در محیط خانواده جدا خودداری کنید، زیرا موجب ایجاد اضطراب و ترس در فرزندانتان می‌شود.

                                                                                                                    معصومه اسدی/ جام‌جم

آموزش حسابداری در مدرسه به کمک پاورپوینت

۱- معرفی حسابداری	2- معرفی آموزشگاه	3- ثبت مشخصات مدرسه و انتخاب سال مالی	4- معرفی بانک و شعبه و دسته چک	5- سایر تنظیمات	6- سند افتتاحیه	7- ایجاد سند خودکار دریافتی
8- ایجاد سند خودکار هزینه	9- اشکالات اسناد	10- منوهای عملیات حسابداری	11- منوهای صدورچک	12- منوهای دریافت	13- جزوه کمکی در قالب word	حسابداری مدرسه بصورت فایل فشرده همراه با CD نصب

دفتر روزنامه و سند حسابداری

دفتر روزنامه در اکسل

سند حسابداری

آنچه یک مدیر مدرسه درباره دفاتر باید بداند اقتباس از http://www.mozafary2.blogfa.com/post-5.aspx

بسمه تعالی

دانسته های یک مدیر

آنچه یک مدیر باید بداند و عمل نماید.

1- دفتر حضور و غیاب:

1-1 در دفتر حضور و غیاب نام تمام کارکنان اداری- آموزشی بصورت خوانا و کامل نوشته شده باشد.

1-2 همکاران هنگام ورود به آموزشگاه نسبت به امضاء نمودن دفتر حضور و غیاب اقدام نمایند.

1-3 همکاران به امضاء روزهای آینده اقدام ننمایند.

1-4 مدیر یا معاون آموزشی موظفند در پایان هفته نسبت به بستن دفتر حضور و غیاب اقدام نمایند و تذکرات و توصیه های لازم را به همکاران خاطی بنمایند و اسامی افراد غائب در هنگام بسته شدن ذکر گردد.

1-5  در روزهایی که همکاری تدریس ندارد، می توانید از مهر «تدریس ندارد» استفاده نمائید.

1-6 معاون یا مدیر واحد آموزشی در پایان هر روز این دفتر را بررسی و اسامی همکارانی که غایب می باشند را مشخص و به اداره گزارش نمایند.

1-7 مدیر واحد آموزشی چنانچه قصد مرخصی داشته باشد بایستی قبل از رفتن درخواست را به اداره ارسال و پس از موافقت اداره و صدور مرخصی می تواند به مرخصی برود. همکاران هم بایستی تقاضای مرخصی را به مدیر و پس از موافقت مدیر و صدور مرخصی از طرف اداره و جایگزین نمودن دبیر اقدام نمایند.

1-8  اسامی همکارانی که در مرخصی می باشند در دفتر حضور و غیاب مشخص و ثبت گردد.

2- دفتر اندیکاتور:

این دفتر جهت ثبت نامه ها و بخشنامه های اداری می باشد که در مورد این دفتر موارد زیر دقت گردد.

2-1 این دفتر در پایان سال تحصیلی یعنی در شهریور ماه هر سال انسداد می گردد و عبارت: «این دفتر از شماره 1 الی ...... در سال تحصیلی ....... در تاریخ 31/6/..... مسدود گردیده شد»

نام و نام خانوادگی مدیر                                      مهر و امضاء

2-2 در آغاز سال تحصیلی از شماره 1 شروع گردد یعنی از اوایل مهر ماه هر سال ثبت نامه ها و بخشنامه‌ها از شماره یک شروع گردد.

2-3 هیچ شماره خالی نباید در دفتر اندیکاتور موجود باشد چنانچه مشاهده گردید تخلف محسوب می گردد.

2-4 نامه های اداری که بایستی جواب داده شود و روبروی همان شماره ای که در قسمت رسید ثبت شده بایستی در قسمت فرستاده ثبت گردد.

2-5 در خواست مرخصی یا غیبت همکاران بایستی در این دفتر ثبت و ضبط گردد و مطابقت دفتر اندیکاتور و دفتر حضور و غیاب جهت ارائه مرخصی یا غیبت همکاران مهم است.

2-6 مدیر واحد آموزشی حق مکاتبه مستقیم با هیچ ارگان یا سازمان یا نهادی را ندارد و حتی حق مکاتبه مستقیم با سازمان آموزش و پرورش را ندارد. بلکه بایستی از طریق آموزش و پرورش منطقه اقدام نماید.

2-7 اقدامات اسناد مالی (یک پروژه مالی) هم در این دفتر ثبت و ضبط می گردد.

3- دفتر آمار:

3-1 در صفحه اول آمار کلی و جامع کامپیوتری باشد.

3-2 در پایان هر صفحه از دفتر آمار مدیر آموزشگاه بایستی صحت مشخصات و تعداد دانش آموزان را تائید و مهر و امضاء نماید.

3-3 در پایان دفتر آمار هم بایستی، فرم انسداد دفتر آمار که توسط نماینده اداره بسته می شود اضافه و صحافی گردد.

3-4 دفتر آمار بایستی حتماً قبل از مهر ماه (پایان مهر ماه) بسته و صحافی گردد و توسط نماینده آموزش و پرورش هم مسدود گردد.

3-5 چنانچه بعد از انسداد دفتر آمار، دانش آموز منتقل یا اخراج یا از جایی به آموزشگاه وارد شد، اولاً بایستی از اداره آموزش و پرورش منطقه نامه شماره دار با امضای مدیریت یا معاونین داشته باشد. ثانیاً در قسمت پایین ردیف مربوطه به پایه و رشته ذکر مشخصات دانش آموز ضروری است و همچنین در قسمت ملاحظات ذکر شماره نامه اداره ضروری است و به آمار کل هم بایستی اضافه گردد.

3-6 بعد از پایان شهریور ماه هر سال تحصیلی در صفحه آخر دفتر آمار بایستی مجدداً توسط مدیر مهر و امضاء گردد.

3-7 تعداد دانش آموزان ثبت شده در دفتر آمار بایستی با دفتر امتحانات و لیست دبیر دستنویس و کامپیوتری مطابقت داشته باشد.

4- دفتر امتحانات:

4-1 دفتر امتحانات سالهای اول و دوم هر نوبت در پایان آبان ماه هر سال مسدود، همان نوبت صحافی و پلمپ گردد.

4-2 دفتر امتحانات سال سوم خرداد ماه – شهریور ماه و دی ماه تا پایان اسفند ماه با هم صحافی و پلمپ گردد.

4-3 دفتر امتحانات بایستی توسط مسئول ثبت نمرات (مسئول سیستم رایانه) و مدیر آموزشگاه مهر و امضاء گردد.

4-4 دفتر امتحانات بایستی با خودنویس مشکی یا خودکار مشکی امضاء گردد.

4-5 تمامی صفحات دفتر امتحانات بایستی ممهور به مهر امتحانات، شماره گذاری تمامی صفحات و در پایان صفحه آخر توسط مدیر- نماینده اداره – قسمت آخر مجدداً توسط مدیر مهر و امضاء گردد.

4-6 دفتار امتحانات مدارس بزرگسالان بایستی در پایان هر ترم مسدود صحافی و پلمپ گردد.

5- دفتر ریز نمرات دبیران:

5-1 دفتر ریز نمرات دبیران بصورت دست نویس و کامپیوتری می باشد.

5-1-1 دفتر ریز نمرات دستنویس دبیر بایستی با خودکار مشکی، بدون خط خوردگی، بدون خدشه و لاک گرفتگی باشد و با عدد و حروف نوشته شود در پایان امضاء گردد.

5-1-2 نمرات اعشاری بصورت 25/0-5/0-75/0 گرد گردند و بصورت حروفی (ربع) نیم و سه ربع نوشته شوند. مثلاً 75/17 (هفده و سه ربع)- 25/15 (پانزده و ربع)

5-1-3 در جلوی نام دانش آموزان غایب موجه عدد 97 (نود و هفت) و برای دانش آموزان غایب غیر موجه عدد صفر 98(نود و هشت) نوشته شود.

5-1-4 نوشتن نمرات با مداد یا خالی گذاشتن جای نمرات خلاف است.

5-1-5 پایان لیست دبیر با خط کش بسته شود. (با خودکار مشکی)

5-1-6 لیست ریز نمرات بایستی توسط مدیر و دبیر مهر و امضاء گردد.

5-1-7 ذکر تاریخ در پایان محل مشخص شده حتماً نوشته شود.

5-2-1 دفتر ریز نمرات کامپیوتری هم بایستی توسط مدیر و دبیر مهر و امضاء گردد.

5-2-2 دفتر ریز نمرات کامپیوتری در زیر لیست نمرات دست نویس صحافی گردد.

5-2-3 دفتر ریز نمرات دست نویس و کامپیوتری هر نوبت جداگانه پلمپ و صحافی گردد.

5-2-4 دفتر ریز نمرات دروس غیر حضوری توسط دبیری که اوراق امتحانی را تصحیح می کند بایستی مهر و امضاء گردد. (ذکر نام کامل دبیر مربوطه الزامی است.)

6- اوراق امتحانی:

6-1 اوراق امتحانات نهایی و هماهنگ بایستی بمدت 1 سال در جای امن و مطمئن در اداره یا هر کجا که صلاح بداند بایگانی و نگهداری گردد و جهت بازرسی آماده باشند.

6-2 اوراق امتحانات داخلی بمدت 6 ماه در جای مطمئن در آموزشگاه بایگانی و نگهداری گردد و جهت بازرسی آماده باشند.

6-3 در بالای اوراق امتحانی مشخصات دانش آموز – نام دبیر – نام درس – سال تحصیلی – نام آموزشگاه – تاریخ برگزاری امتحان مشخص باشد ضمناً پاسخ نامه اوراق امتحانی بایستی از طریق سیستم رایانه آموزشگاه استخراج گردد.

6-4 دبیر پس از تصحیح ورق امتحان بایستی نام و نام خانوادگی خود را بطور کامل نوشته و ورقه را امضاء نماید این نکته به این معنی است که این برگه توسط خودش تصحیح گردیده و مسئولیت تصحیح ورقه و نمره داده شده را قبول می کند.

6-5 تصحیح اوراق امتحانی با خودکار قرمز – تصحیح مجدد با خودکار سبز و تصحیح برای بار سوم در صورت اختلاف نفر اول و دوم (مصحح اولی و تجدید نظر دومی) با خودکار مشکی و نمره آخری ملاک و مد نظر قرار گرفته می شود.

6-6 در تصحیح مجدد و بار سوم دوباره بایستی کل ورقه تصحیح و نمره گذاری گردد نه اینکه فقط نمراتی که تغییر خواهند کرد.

6-7 رعایت ماده های از آیین نامه آموزشی سه ساله سالی واحدی لازم و ضروری است.

6-8 در هنگام بایگانی اوراق امتحانی، دقت شود که پاسخنامه (کلید) و یک برگه امتحانی باطل شده سوال در داخل پاکت باشد و حتماً اوراق را مطابق لیست دبیر به ترتیب حروف الفبا ردیف تنظیم شده باشند.

6-9 جهت برگزاری امتحانات هر نوبت ، صورتجلسه تنظیم امتحانات تهیه می گردد، تعداد برگه ها، برگه های سوالی، تعداد دانش آموزان شرکت کننده و غایب بایستی با دفتر آمار، امتحانات و دفتر زیر نمرات دبیر اختلاف نداشته باشد.

6-10 پس از پایان مدت و مهلت قانونی جهت نگهداری اوراق امتحانی (یکسال برای نهایی و هماهنگ و 6 ماه برای امتحانات داخلی) اوراق امتحانی بایستی توسط شورای مدرسه (مدیر – معاون آموزش – نماینده معلمان – دفتر دار – مدیر دروس) صورتجلسه و امحاء گردد

6-11 اوراق امتحانی در آموزشگاه تصحیح می گردد و به تشخیص مدیر به دبیران طبق قانون و ضوابط (تحویل و تحول) جهت تصحیح به خارج از آموزشگاه می تواند انجام گیرد.

6-12  هر گونه خدشه – خط خوردگی – تغییر در نمره – دو خطی یا چند خطی بودن بایستی توسط مصحح یا مصححین مهر و امضاء گردد.

6-13 چنانچه اختلافی بین نمره ثبت شده در اوراق امتحانی با لیست دبیر دستنویس و دفتر امتحانات مشاهده گردید، دبیر مربوطه مسئول و پاسخگو می باشد.

6-14 هر گونه اختلاف بین نمره ثبت شده در لیست دبیر و دفتر امتحانات مشاهده گردید، مسئول مستقیم رایانه (امور دفتری) و مدیر مسئول جوابگو هستند.

6-15 نمره با عدد و حروف در برگه امتحانی توسط مصحح یا مصححین بطور مشخص و واضح داده شود.

7- دفتر رسید مدارک :

7-1 دفتر رسید مدارک بر حسب الفبا و یا با استفاده از دفتر راهنما تنظیم گردد.

7-2 در دفتر رسید مدارک حتماً بایستی هنگام تحویل مدارک از تحویل گیرنده علاوه بر امضاء اثر انگشت اخذ گردد.

7-3 مدارک فارغ التحصیلی را فقط به ولی دانش آموز یا خود دانش آموز تحویل دهید.

7-4 مدارک فارغ التحصیلی که وضعیت نظام وظیفه آن مشخص نیست نبایستی تحویل شخص یا اشخاص گردد پس از ارائه پایان خدمت یا معافیت یا از طریق مراجع ذیصلاح که در خواست گردد بایستی تحویل داده شود.

8- لیست نمرات مستمر ............ دبیران:

8-1 هر دبیر موظف است یک هفته قبل از امتحانات پایانی یک نمره بعنوان نمره مستمر تحویل دفتر آموزشگاه دهد.

8-2 نمره مستمر بایستی بر اساس 20 تنظیم شده باشد، گذاشتن علامت + یا – یا هر گونه علامت دیگری در لیست مستمر صحیح نیست.

8-3 هر دبیر بایستی تا پایان هر نوبت حداقل 6 نمره مستمر جهت ارزیابی از دانش آموز داشته باشد.

8-4 معاون آموزشی هر آموزشگاه موظف است یک لیست کلی (دفتری) جهت وارد نمودن نمرات مستمر دبیران داشته باشد جهت پاسخگویی به ارباب رجوع و اولیاء دانش آموزان (بعنوان لیست نمرات مستمر) این لیست علاوه بر پاسخگویی به اولیا جلوی غرض ورزی و لجبازی با دانش آموزان را هم می گیرد.

8-5 در لیست دبیر بایستی ذکر موارد تدریس در هر روز یا هفته مشخص و امضاء گردد.

9- پرونده دانش آموز:

در پرونده تحصیلی هر دانش آموز بایستی مدارک زیر موجود باشد:

9-1 تصویر صفحه اول شناسنامه و چنانچه توضیحاتی دارد صفحه آخر لازم است.

9-2 تصویر کارت ملی

9-3 سوابق تحصیلی سالهای گذشته (مدرک تحصیلی پنجم ابتدایی- سوم راهنمایی و ....)

9-4 کارت واکسیناسیون

9-5 گواهینامه سال به سال جهت دانش آموزان سالی واحدی یا ترم به ترم جهت مدارس بزرگسالان.

9-6 گزارش مربوط به سوابق تحصیلی با نمرات مستمر

9-7 چنانچه انتقالی از خارج از شهرستان باشد بایستی علاوه بر فرم انتقال کامپیوتری تمامی مدارک ممهور به مهر آموزش و پرورش منطقه باشد.

9-8  برگه انتخاب واحد دستنویس و کامپیوتری که به امضاء دانش آموز رسیده باشد.

9-9  یک برگه خلاصه وضعیت جهت دانش آموزان پایه سوم جهت انتخاب واحد و احیاناً بررسی جهت فارغ التحصیلی

10- بایگانی بخشنامه ها

- مدیر آموزشگاه پس از مطالعه بخشنامه یا نامه های اداری، نسبت به دستور و ارجاع به معاونین یا امور دفتری............... اقدام می نماید.

- بخشنامه های اداری بایستی بر اساس کدهای مربوطه بایگانی گردد تا در هنگام نیاز قابل دسترسی آسان باشند.

- مدیر بایستی آشنایی کامل به کدهایی که ارتباط روزانه دارد داشته باشد (مثلاً کد 9 آموزش متوسطه- کد 22 امتحانات و کد 14 فنی وحرفه ای و کد 19 شاخه کاردانش و کد 19 آمار و بودجه و کد 1 ریاست و روابط عمومی)

- مدیر بایستی بخشنامه هایی که مهلت پاسخ گویی و تاریخ دار هستند، در دفتر یادداشت شخصی ذکر و پیگیری نماید تا به موقع پاسخ داده شود.

نکاتی که یک میر قبل از نشستن روی صندلی مدیریت باید بداند اقتباس از http://mrasadi.ir

نکاتی که خدمت شما عرض می‌کنم تجارب شخصی بنده است، قبل، حین و بعد از دوران مدیریتم و بیش از هر چیز قصدم ثبت و ضبط کردن آنهاست برای روزی که به کار آید:

1. مدیریت بر یک سازمان یا بخشی از سازمان مثل ازدواج با زن مطلّقه‌ی بچه‌دار است. این زن قبل از شما شوهری (رئیسی) داشته است و بچه‌هایی (کارکنانی) دارد که قرار است شما از این پس سرپرست‌شان باشید. این نکته را از این جهت عرض کردم که بدانید شما میراث‌دار کارکنان و سازمانی هستید که قبل از شما دارای یک فرهنگ سازمانی خاص و ارزش‌های مشخص بوده است که لزوماً با فرهنگ و ارزش‌های شما منطبق نیست. لذا انتظار نداشته باشید از همان اول دستورات شما مو به مو اجرا شود. ابتدا باید بنشینید و با خانواده‌ی جدیدتان آشنا شوید تا برای گفتگو زبان مشترکی پیدا کنید.
2. کسانی هستند که شما با ایشان آشنایی قبلی ندارید و یا رابطه‌ی شما با هم خیلی صمیمی نبوده‌ است، اگر این گونه افراد بعد از رئیس شدن شما بیش از حد متعارف شما را تحویل می‌گیرند و قربان و صدقه می‌روند بدانید بزرگترین دشمنان شما همین‌ها هستند.
3. کسانی قبل از شما در این سازمان پست و مقام داشته‌اند و با آمدن شما و تیم شما دست‌شان از برخی منابع و موقعیت‌ها کوتاه شده است. برخی از کارکنان فعلی از هم‌پیمانان تیم قبلی هستند که بی‌علاقه نیستند شما با کلّه زمین بخورید و مجدداً تیم قبلی برگردند، لذا حواستان به این گونه افراد باشد.
4. مسئول دفتر (Secretary) همان گونه که از نام انگلیسی‌اش پیداست محرم اسرار (Secrets) و رازهای شماست. در انتخاب مسئول دفتر بسیار دقت کنید و فرد امین و مورد اعتماد خودتان را انتخاب کنید. البته ترجیحاً مسئول دفتر باید از داخل سازمان باشد تا با افراد و ساختار سازمان آشنایی داشته باشد. وقتی معاون قدیمی سازمان به دفتر شما تلفن می‌کند، نپرسد: «ببخشید شما؟». در یک کلام، مسئول دفتر ماهر و مسلط به امور اداری می‌تواند شما را تا حد وزیر بالا ببرد و می‌تواند شما را به بخش خدمات منتقل کند. (در خصوص اهمیت جایگاه مسئول دفتر ترجیح می‌دهم یک مطلب جداگانه بنویسم)
5. از همان ابتدا میختان را محکم بکوبید و در خصوص حق‌الزحمه و حکم مدیریت و حیطه‌ی اختیارات حرفتان را قاطعانه و با احترام با مسئول مافوق در میان بگذارید. مسئولین غالباً فراموش‌کار هستند (حمل به صحت) و خودشان هم پیگیر حرف‌های هزینه‌دار خودشان نیستند. لذا سعی کنید قول و قرارهایتان را حتماً مکتوب کنید تا بعداً قابل استناد باشد.
6. در جمهوری اسلامی هر لحظه امکان دارد یک نفر در اتاق شما را بزند و با حکم مدیریت جدید، خودش را مدیر فعلی و شما را مدیر سابق قلمداد کند. لذا دنبال چاپ کارت ویزیت و شلوغ کردن اتاق کارتان نباشید. ضمناً پول نقد و عکس‌های خانوادگی را در اتاقتان نگه ندارید، چون مواردی را بنده مشاهده کرده‌ام که در ایام مسافرت یک مدیر، توپی یا مغزی در اتاق مدیر را عوض کرده‌اند و مدیر فلک زده وقتی برگشته است، متوجه شده اتاق را به کس دیگری اجاره داده‌اند. (آقای منوچهر متکی وزیر اسبق خارجه، فقط یک نمونه‌ است)
7. با کارکنان و زیردستان خودتان مثل همکار و در شرایط برابر رفتار کنید چون به همان دلایل گفته شده در بند قبلی هر لحظه امکان دارد، شما تا حد یک کارمند عادی سقوط کنید و با زیردستان خود همکار شوید. جمله‌ی زیبایی در این خصوص هست که می‌گوید: «موقع بالا رفتن با دیگران درست رفتار کن و با محبت رد شو زیرا موقع سقوط از کنار تک تکشون عبور میکنی»
8. مدیریت کردن مثل کوهنوردی است. کوهنورد شب قبل از صعود تک تک لوازم کوهنوردی خودش را چک می‌کند. یک طناب پوسیده، یک حلقه‌ی زنگ‌زده و یک عصای فرسوده می‌توانند کوهنورد را به قعر دره سرنگون کنند. ابزار مدیر در این صعود، کارکنان او هستند. مدیر باید از استحکام و توان هر یک از کارکنان خود با خبر شود و بر اساس میزان شایستگی و توانایی آنها را از بهترین تا بدترین کارمند، در نقاط حساس سازمان بچیند. گاهی اوقات فقط یک خطای فاحش از یک کارمند، موجب برکناری مدیر خواهد شد.
9. محیط درونی و بیرونی سازمان را مرتباً رصد (Scan) کنید. به نظر بنده سازمان‌های دولتی در ایران به لحاظ بی‌ثباتی مدیریت‌ها و تغییر مداوم قوانین از جنس سازمان‌های پیچیده و پویا هستند. بهترین استراتژی در این شرایط رصد کردن آخرین اخبار و تغییرات است. با ایجاد رابطه‌ی دوستانه با آبدارچی‌ها و مسئولین انتظامات می‌توانید بهترین و دسته اول‌ترین خبرها را دریافت کنید.
10. هرگز سعی نکنید مسئول مافوق خودتان را دور بزنید و بخواهید با یک رده بالاتر از مسئول مافوق‌تان مستقیماً ارتباط برقرار کنید. این کار باعث توهین به مسئول مافوق شده و او احساس می‌کند شما برای او شاخ شده‌اید و در صدد برمی‌آید این شاخ را بشکند.